Tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), art. 12

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Pyöräily ry (myöhemmin ”SP”)
Veturitie 13 H
00240 Helsinki
010 2270 200

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Suomen Pyöräily ry / Tietosuoja
Valimotie 10
00380 Helsinki
toimisto@pyoraily.fi

3. Rekisterin nimi

Suomen Pyöräily ry:n tietojen hallintajärjestelmä.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeutusperuste

SP henkilötietojen hallinta (ml. pelipassit, ansiomerkit, vapaakortit, pelikiellot, kurssit, tuomaritiedot, edustusoikeusrekisteri, kurinpitopäätökset, tilastotiedot).

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät SP:n asiakas- ja pelaajasuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, henkilöiden rekisteröintiin, kilpailu- ja harrastustoiminnan toteuttamiseen, tulospalvelun ylläpitoon ja tilastojen julkaisuun, analysointiin ja tilastointiin, vakuutustietojen välittämiseen vakuutusyhtiölle, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään rekisteröidyille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa. Henkilötietoja on mahdollista käyttää SP:n toimesta rekisteröidyille suunnatussa markkinoinnissa.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

(a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);

(b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);

(c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjä SP:n tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

5. Rekisterin tietosisältö ja käsiteltävät henkilöryhmät

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: nimi, henkilö-id, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, kansallisuus, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköposti, pituus, paino, rekisteröidyn kuva sekä tiedot kilpailu- ja harrastustoimintaan liittyvistä pelipasseista, ansiomerkeistä, vapaakorteista, edustusoikeuksista ja ottelu- sekä pelitilastoista. Henkilöryhmät ovat urheilijat, tuomarit ja toimihenkilöt sekä muut henkilöt.

Rekisterin tietoja käytetään lajiliiton omissa palveluissa (tulospalvelu, hallinta- ja palvelusivusto, internetsivut, kurinpitopäätökset) julkaistavia urheilijatietoja varten. Täällä esitettävät tiedot pitävät sisällään

Osa esitettävistä tiedoista kerätään henkilöiltä pelipassin ostamisen yhteydessä, ja osan tiedoista henkilöt voivat lisätä itse SP:n palvelusivustolla.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Suomisport, UCI:n kansainvälinen lisenssitietokanta, rekisteröidyn itse tai hänen edustajansa antamat tiedot, ottelu- ja pelitapahtumista saatavat tilastointitiedot, Postin osoitetietojärjestelmä.

Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen suhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa näiden suhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

SP voi luovuttaa tietoja voimassa olevien lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. SP voi itse tiedottaa lajiin liittyvistä tärkeistä asioista rekisterissä oleville.

Tietoja luovutetaan vakuutusyhtiölle, mikäli rekisteröity ostaa vakuutuksellisen pelipassin. Mikäli rekisteröity ottaa vakuutuksen, SP:llä on oikeus luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.

Tietoja käytetään myös SP:n tiedottamistarkoituksiin.

Tietoja käsittelevät myös esimerkiksi SP:n käyttämät alihankkijat kuten palvelujen tekniset ylläpitäjät, esimerkiksi Vincit Oy.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään aktiivisina niin kauan kun SP hyödyntää tietoja kohdassa 4 kuvattuihin tarkoituksiin. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot säilytetään tilastointitarkoituksessa.

Rekisterinpitäjänä SP arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi SP toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto
Ensisijaisesti yksilön tunnistamisessa käytetään sportti-id:tä tai UCI-id:tä. Tulostetuissa listauksissa ei esitetä henkilötunnusta.

B Digitaalisesti käsiteltävät tiedot
Tiedot ovat varmistettu käyttäjätunnuksien ja salasanojen taakse. Käyttäjätunnukset myönnetään lajiliitossa, kuten myös käyttöoikeustaso. Käyttöoikeustaso määräytyy sen mukaan mitä tietoja käyttäjä tarvitsee. Lajiliitto seuraa käyttäjien kirjautumisia ja heidän tekemiä muutoksia. Digitaalista rekisteriä säilytetään erillisen palveluntarjoajan ylläpitämissä laitteistoissa ja konesaleissa. Palveluntarjoaja on tietojen käsittelyyn ja tietosuojaan erikoistunut yritys.

11. Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastus- tai oikaisupyyntö voidaan myös tehdä toimittamalla pyyntö rekisterin yhteyshenkilölle. Kaikki tietojen tarkastuspyynnöt ja muut rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt ja tiedustelut tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen toimisto@pyoraily.fi.

12. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröity ymmärtää, että mikäli hän pyytää tietojensa poistamista, hän ei enää pysty osallistumaan SP:n järjestämiin ottelutapahtumiin.

13. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

Rekisteröity ymmärtää, että mikäli hän pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, hän ei mahdollisesti enää pysty osallistumaan SP:n järjestämiin ottelutapahtumiin.

14. Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröity ymmärtää, että mikäli hän peruuttaa suostumuksen, hän ei enää pysty osallistumaan SP:n järjestämiin ottelutapahtumiin.

15. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterin-pitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

16. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.